Orientações sobre comunicações de ocorrências
É importante que todos comuniquem incidentes ou preocupações de segurança por uma série de razões, mas em particular para que as organizações possam:
- Perceber o que aconteceu erroneamente e aprender com esse incidente; e,
- Adotar medidas para evitar que tal situação não aconteça novamente, dado o potencial para consequências mais graves.
São disponibilizados através do Portal ECCAIRS cinco tipos de relatório de segurança que podem ser efetuados por elementos da indústria de aviação, de acordo com o setor de atividade.
O Artigo 4º do Regulamento (UE) n.º 376/2014 estabelece as pessoas singulares que têm a obrigação legal, de comunicar determinadas ocorrências.
Todos, desde as equipas da linha de frente, chefias intermédias até à administração de topo, necessitam entender o conceito de “cultura justa” e processos internos de comunicação de ocorrências. As organizações devem ter processos de comunicação claros, comunicação transversal a toda a organização e fornecer formação eficaz a todos os funcionários. Se a equipa sentir que comunicar algo pode resultar na sua punição, é improvável que se manifeste. De igual modo, se não existir feedback da organização à ocorrência comunicada, em particular referindo as ações desenvolvidas, facilmente se pode instalar o sentimento de que a organização não está interessada em resolver o problema comunicado, sendo este facto detrator de uma cultura de reporte.
Se a confiança for perdida ou os relatórios não forem analisados e difundidos os resultados, a equipa pode recorrer aos relatórios através da opção 2 abaixo detalhada, evitando assim o contacto direto com a sua organização e recorrendo a entidades externas para obter ajuda. No entanto, mesmo essas alternativas contam com alguma forma de investigação por parte da organização para estabelecer uma causa. Por esse motivo é muito mais eficaz a comunicação através do sistema de comunicação de ocorrências interno, permitindo à organização a oportunidade de investigar, sendo a opção 1 a escolha mais adequada, enquanto a restante deve ser encarada como uma alternativa, quando se infere que existe um problema na organização, como, por exemplo, falta de confiança na cultura da organização.
Opções de comunicação e quando as usar
1 - Relatório interno de segurança
Este é o processo de comunicação mais usual e eficaz, utilizando o relatório interno da sua organização.
Este processo garante que as informações são recebidas prontamente e que qualquer investigação e feedback possam ser realizados sem demora. Se for obrigado a comunicar relatórios de ocorrência, por força de desempenhar uma das funções descritas no ponto 6 do Artigo 4.º do Regulamento (UE) 376/2014 (por exemplo, piloto, engenheiro de manutenção de aeronaves, controlador de tráfego aéreo, etc.), o envio de um relatório interno cumpre sua obrigação de fazê-lo.
2 - Relatório de ocorrência direto à ANAC
Se estiver preocupado com a possibilidade de a sua comunicação não ser tratada de forma adequada pela sua organização ou não ser encaminhada para a ANAC quando considera que deveria ser, é possível enviar Relatórios de Ocorrência diretamente para a ANAC, através do Portal Europeu de Comunicação de Ocorrências, selecionando para o efeito o estado Português.
Os relatórios recebidos por esta via são processados da mesma forma que os relatórios enviados pelas organizações, mas a ANAC pode estar interessada em obter dados adicionais, nomeadamente as razões que levaram à comunicação de um relatório diretamente, tendo por objetivo determinar qual o problema com a cultura da organização que exigiu esse comportamento.
Claro, existem alguns casos em que não há outra opção a não ser comunicar um Relatório de Ocorrência diretamente à ANAC. Por exemplo, um piloto da aviação geral pode estar envolvido numa ocorrência de comunicação obrigatória, mas não há nenhuma organização envolvida porque ele é um piloto privado.
Considerações para as organizações
Apesar de disponibilizar um sistema de comunicação de ocorrências interno na sua organização, é muito importante verificar se os relatórios de segurança recebidos são realizados e tratados de forma adequada. Alguns pontos a garantir são:
- Todos os funcionários podem enviar relatórios facilmente, pela via mais adequada, seja esta informática ou não, atendendo à especificidade da função e equipamentos disponíveis a cada funcionário.
- Os funcionários recebem feedback eficaz relativamente às suas ocorrências, mesmo se nenhuma ação for considerada necessária.
- Os relatórios são colocados numa base de dados para permitir a sua análise.
- Desenvolver na sua organização uma cultura justa, demonstrável perante a ANAC, implementando processos para estabelecer escalas de culpabilidade, por exemplo, perante casos de negligência grave ou conduta dolosa.
- As equipas foram devidamente formadas sobre os motivos e formas de comunicar ocorrências, bem como a bondade desta ação para a organização e o sistema de aviação civil.